Методология проектирования логистических систем в торговле
Проектирование логистической системы предприятия предусматривает наличие в фирмах разработанной методологии системного планирования и проектирования логистических систем. Необходимость наличия подобной методологии в любой компании связана с рядом изменений внешней среды: меняются рынки сбыта, меняются условия конкуренции, меняются поставщики, меняется спрос, издержки обращения, требования, уровень сервиса, развиваются технологии
Среди наиболее часто возникающих перед логистическим менеджментом можно выделить следующие:
- сколько распределительных центров иметь и где их расположить;
- каковы должны быть запасы для каждого распределительного центра и оптимальный уровень сервиса для каждого распределительного центра;
- выбор транспорта и выбора маршрута;
- выбор технологии грузопереработки.
Главной трудностью при планировании и проектировании является большое количество информации и множество альтернативных вариантов. При этом отсутствует четкая привязка конкретных методов оценки логистических стратегий к конкретным ситуациям, но имеется общая схема процесса планирования и проектирования, применяемая для большинства логистических систем.
Целью предлагаемого механизма проектирования логистических систем предприятия является обобщение имеющегося опыта в методологии проектирования.
Планирование и проектирование логистических систем целесообразно разбить на 3 этапа:
- определение технико-экономического обоснования проблем и планирование проекта;
- сбор и анализ данных;
- разработка рекомендаций по внедрению и реализации проекта
Определение технико-экономического обоснования проблем и планирование проекта включает в себя проведение технико-экономического анализа и непосредственно планирование объекта.
Технико-экономический анализ - это процесс необходимости и желательности изменений. Он включает в себя три задачи: ситуационный анализ, выработка концептуальной схемы анализа, оценка издержек и выгод. Ситуационный анализ включает анализ внутренних факторов, анализ внешних факторов и изучение имеющихся технологий. Рассмотрим более подробно структуру ситуационного анализа.
Ситуационный анализ включает анализ внутренних и внешних факторов, а также изучение имеющихся технологий.
- Анализ внутренних факторов. Целью анализа внутренних факторов является выяснение особенностей действующей логистической системы, выявление областей, в которых возможно значительное совершенствование. Внутренний анализ охватывает все главные виды ресурсов: рабочую силу, оборудование, хозяйственные мощности, организационные взаимосвязи и информацию.
- Анализ внешних факторов. Цель анализа внешних факторов заключается в определении тенденции рыночного спроса и сервисных запросов потребителей. Задачей анализа внешних факторов является предоставление документированного (подтвержденное анализом, анкетированием) и формализованного описания восприятий и ожиданий потребителей, относящихся к логистическим возможностям фирмы.
- Изучение имеющихся технологий (технологический анализ). Целью технологического анализа является оценка текущих и потенциальных возможностей технологий, используемых во всех сферах логистики (транспорт, склад, упаковка, грузопереработка, информационная поддержка). Задача технологического анализа - выявить перспективные направления совершенствования технологий, на которых можно достичь более эффективного использования логистических ресурсов (транспорт, склады, запасы).
Технологический анализ основывается на прогнозировании, получении заказов, обработке заказов, планировании потребностей, документообороте и электронном обмене данными, складских операциях, поддержке принятия решений, транспортировке.
Целью выработки концептуальной схемы анализа является интеграция выводов первых трех анализов (анализа внешних и внутренних факторов, технологического анализа) и выработка системы взглядов на проект.
Выделяют три основных направления разработки концепции:
- определение достаточности резервов совершенствования логистики, которые оправдали бы проведение исследований и анализа;
- разделение исследуемых проблем на первостепенные и второстепенные, то есть придание анализу определенной направленности. Это направление выполняется посредством выделения передовой области и областей, в которых есть резервы для улучшения;
- определение возможных вариантов постройки логистической системы, включающее 3 основных этапа:
- дать описание существующих процедур и систем;
- исходя из лучших отраслевых достижений, наметить наиболее подходящие конструкции логистических систем;
- опираясь на передовые технологии и теории, сформулировать предложения о необходимых изменениях.
На этой стадии составляются схемы и диаграммы материальных и информационных потоков.
Оценка издержек и выгод проекта включает оценку издержек и оценку выгод проекта. Выгоды проекта могут состоять, например, в планируемом увеличение уровня сервиса (за счет увеличения доступности товара, повышения качества услуг, развития сервисных возможностей), в увеличении прибыли, в увеличении спроса на отдельные группы товаров и т.д. Оценка издержек включает снижение издержек по трем основным вариантам:
- разовое сокращение финансовых или управленческих расходов (распродажа складских или иных мощностей, снижение капитала, вложенного в запасы);
- снижение переменных издержек за счет применения новых технологий работы с материальными и информационными потоками;
- устранение излишних затрат в результате сокращения операций, расходы по которым растут (речь идет о будущих затратах). Этот анализ основывается на прогнозах, может оказаться ошибочным, но пренебрегать этим анализом нельзя.
В результате ситуационного анализа компания определяет неэффективные операции, "узкие места" торгового процесса, требующие значительно усовершенствования.
Планирование проекта включает в себя:
- определение целей;
- определение ограничений;
- выработка стандартов оценки результатов;
- выбор техники анализа;
- составление проектного задания
Определение целей подразумевает определение целевых сегментов рынка, временных рамок достижения результатов, целевого уровня сервиса, целевых нормативных издержек. Примером типичного перечня целей являются обеспечение доступности товаров - 99% А, 95% В, 90% С, расчет страхового запаса, доставка 98% заказов в течении 48 часов после поступления заказа, минимизация доли отправок из вспомогательных распределительных центров, доставки по неполностью укомплектованным заказам должны проводиться не позднее, чем через 5 дней после исполнения заказа, к пятидесяти самым прибыльным потребителям должны применять, как минимум, такие стандарты, которые установлены для 98% заказов, т.е., например, доставка заказов в течение 48 часов и другие.
После определения требований к сервису определяют величину общих логистических издержек (издержки по увеличению мощности, снижение времени обслуживания). Здесь возможны два варианта:
- если издержки выходят за допустимые рамки, то оценивают альтернативные модели обслуживания;
- устанавливают возможный максимальный уровень издержек, а затем разрабатывают проект в рамках заданных ограничении
Определение ограничений является важным элементом проектирования логистической системы. Целью определения ограничений является создание четких стартовых позиций. Основными ограничениями могут выступать производственные мощности и ассортимент (возможности изменения невелики), налаженные каналы распределения и некоторые подразделения фирмы (в случае децентрализованной ответственности за создание прибыли).
Выработка стандартов оценки результатов необходима в двух случаях:
- для определения порядка калькуляции издержек (на транспортировку, на управление запасами, на обработку заказов);
- для расчета нормативных показателей уровня сервиса, включая разработку методов вычисления показателей.
Выбор техники анализа предусматривает применения различных методов анализа: от ручных до компьютерных.
Составление проектного задания включает четкое определение работ, установку временные рамки отдельных работ, определение ресурсов на их выполнение. При составлении проектного задания могут применяться сетевые методы планирования.
Сетевая модель отображает процесс выполнения комплекса работ, направленного на достижение конечной цели. Конечной целью логистического процесса на складе, рассматриваемого от момента поступления до момента отпуска груза, является погрузка товаров на транспортное средство для доставки его грузополучателю.
Сетевая модель представляет собой графическое изображение процессов, выполнение которых необходимо для достижения одной или нескольких целей, с указанием взаимосвязей между этими процессами. Она может иметь вид сетевого графика, т. е. графика производства определенных работ с указанием установленных сроков их выполнения.
За основу графиков берется логическая последовательность складской обработки грузов. Таким образом, сетевая модель устанавливает логическую взаимообусловленность и технологическую взаимосвязь всех складских операций.
Представление логистического процесса на складе в виде сетевой модели позволяет четко показать структуру процесса, состав технологических участков и подразделений, их функции, трудоемкость выполняемых работ, определить место выполнения отдельных работ, установить взаимосвязь всех комплексов работ, провести общий анализ логистического процесса, что создает возможность эффективного управления отдельными операциями. Сетевая модель дает возможность применить математический аппарат для оптимизации складского процесса.
Сетевая модель логистического процесса на складе составляется с детерминированной структурой и с использованием вероятностных методов оценки параметров работ Работы оцениваются по времени, выражаются в человеко-часах и рассчитываются либо по нормам выработки, либо хронометражным путем.
Исходное событие в сетевых моделях технологических процессов - это принятие решения о начале комплекса работ. Завершающее событие - это конечный результат всего комплекса работ.
Исходным событием в сетевых графиках складских процессов принимают прибытие транспортного средства с грузом от поставщика, завершающим - отпуск груженного транспортного средства получателю.
Сетевые графики обладают важным свойством - наглядностью. Отображение логической последовательности работ, четкость их взаимосвязей позволяют руководителям и исполнителям анализировать состав и порядок проведения комплекса работ, уже этим оказывая управляющее воздействие на их ход. Графическое изображение сетевой модели значительно упрощает ее составление, расчет, анализ и изучение. Вариации структур технологических процессов ведут к изменению затрат труда. Сетевой график позволяет увидеть каждый этап технологического процесса, в том числе, определить количество грузов, проходящих данный этап, структуру этапа, уровень разделения труда, а, следовательно, загруженность и специализацию исполнителей.
Вторым этапом при проектировании логистических систем на предприятиях торговли является сбор и анализ данных. Он включает в себя:
- определение предпосылок анализа и сбор данных;
- определение техники и методов анализа (для альтернативных вариантов);
- аналитические методы;
- моделирование;
- оптимизационные методы.
- выбор и анализ плановых предпосылок:
- хозяйственные предпосылки - предпосылки, обусловленные внешней средой, изменениями в составе продукции, действиями конкурентов (сила и слабость конкурентов в сфере логистики). Например, масштаб проекта, определение количества альтернатив;
- управленческие предпосылки - предпосылки, на которые менеджмент в состоянии повлиять (в отличие от хозяйственных). Например, уровни запасов, транспортировка, складские мощности
- аналитические предпосылки - предпосылки, которые устанавливают ограничения особенностями выбранной техники анализа.
- определение источников данных. На этом этапе необходимо решить, какие данные нужны для анализа, каков источник их получения и т.д. Данные, необходимые для проектирования, делят на 3 категории:
- хозяйственные;
- управленческие;
- аналитические
- сбор данных. Процесс сбора данных необходимо тщательно документировать, чтобы иметь возможность выявлять ошибки и добиваться требуемой точности;
- проверка достоверности результатов, которая включает в себя:
- сбор данных для контрольной проверки. Помимо данных для анализа необходимо собрать данные, позволяющие проверять достоверность полученных результатов. Основной вопрос при этом - насколько верно выбранный метод анализа воспроизводит результаты прошлой деятельности;
- проверка надежности анализа
Наряду с оценкой данных, необходимо провести также анализ альтернативных вариантов. В ходе анализа собранные данные используют для оценки тактических и стратегических вариантов развития логистической системы. Порядок анализа альтернативных данных можно представить следующим образом:
- постановка вопросов. Прежде всего, необходимо поставить верные вопросы по поводу возможных вариантов развития и приемлемого уровня неопределенности. Например, при оптимизации сети распределительных центров учитываются объем поставок из каждого распределительного центра, транспортные расходы на доставку и на вывоз, расходы на содержание запасов. В ходе анализа вероятнее всего будут поставлен вопрос: как повлияет на работу системы перенос распределительного центра из пункта 1 в пункт 2 или же изменение числа распределительных центров, изменение их товарной специализации и т.д.
- проведение анализа и проверка результатов на данных за прошлый период, поиск расхождений и выявление причин ошибок. Главной задачей здесь является завершение первичного анализа существующей логистической среды с использованием подходящей методики. Результаты следует сопоставить с конкретными данными для проверки соответствия между фактическими показателями и результатами расчетов. Если точность совпадения лежит в пределах +-5%, то метод считается приемлемым.
- анализ вариантов развития. После проверки метода следует оценить разные варианты развития (рассчитать показатели уровня сервиса, транспорта, материальных потоков и т.д., оценить издержки)
- анализ чувствительности. Цель - определить, насколько эффективным будет оставаться решение при изменении спроса либо издержек на 10%.
Заверщающим этапом проектирования товаропроводящих систем в торговле является разработка рекомендаций по внедрению и реализации проекта. Она включает:
- выработку рекомендаций. По результатам анализа альтернатив и анализа чувствительности, который выполняется в разрезе каждой альтернативы, разрабатываются рекомендации руководству. При этом решаются 4 задачи:
- выявление "лучшего варианта" развития. Критерии "лучшего варианта", как правило, разные, однако чаще всего это тот вариант, который обеспечивает целевой уровень сервиса с наименьшими общими издержками. Часто бывает, что "лучшими" оказываются сразу несколько вариантов.
- определение динамики выгод и динамики издержек.
- оценка риска. Заключается в расчете вероятности того, что плановая ситуация будет соответствовать исходным предпосылкам. Риск по выбранным вариантам можно оценить с помощью анализа чувствительности: меняем исходные параметры и предпосылки и смотрим, как выглядит каждый вариант в новых условиях. Если даже при 20% увеличения или снижения спроса вариант остается наилучшим, то можно сделать вывод, что при небольших погрешностях прогноза будущего спроса величина риска в этом варианте незначительна. Конечным результатом оценки риска является определение финансовых последствий в случае, когда плановые предпосылки остаются нереализованными. Типичным внешним источником риска является спрос, внутренними - изменение в доступности ресурсов и поведение персонала (особенно, на Западе)
- подготовка представления плана руководству
- внедрение проекта.
- разработка плана внедрения;
- разработка графика реализации проекта;
- определение критериев приемлемости результатов. Критериями являются разработка показателей уровня сервиса, показатели снижения издержек