Ленинградского областного союза потребительских обществ.
|
Ленинградского областного союза потребительских обществ. |
Необходимость должностной инструкции.
Если на вопрос, кто отвечает за определенный участок работы, раздается ответ «Мы» вместо «Я» или просто повисает тишина, пришло время разрабатывать должностные инструкции. Но скачать их из интернета или переписать из книги, а затем раздать сотрудникам не выход. К созданию должностных инструкций нужно подходить творчески, только тогда они будут работать.
Что такое Должностная инструкция сотрудника?
В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время ДИ были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует. Тем не менее, как свидетельствуют результаты опроса, проведенного Всероссийским кадровым конгрессом (ВКК) среди более чем 200 компаний, ДИ активно используют почти 90% респондентов; причем в большинстве случаев это не пустая формальность - компании хотят повысить эффективность бизнеса и понимают, что пришло время документов, нужно регламентировать и формализовать свою деятельность.
Значимость должностной инструкции.
Конечно, все то, что описано в должностной инструкции, можно объяснить сотруднику и на словах. Но, во-первых, держать все в памяти сложно, тем более что некоторые обязанности выполняются не каждый день. Во-вторых, ДИ полезны для введения новичков в курс дела. Кроме того, ДИ могут потребоваться, если уволенный сотрудник подаст на компанию в суд. С их помощью фирма сможет доказать, что бывший работник, например, не выполнял то, что от него требовалось.
Какой должна быть должностная инструкция?
Никаких жестких стандартов здесь нет. Обычно это две-четыре страницы, хотя все зависит от должности (у руководителей список обязанностей обычно больше). А вот с тем, кто должен заниматься составлением должностных инструкций, все более или менее ясно. По данным ВКК, в большинстве компаний созданием ДИ занимаются менеджеры по персоналу совместно с руководителями линейных подразделений, поскольку сам кадровик далеко не всегда может точно определить круг обязанностей того или иного специалиста. Кроме того, в разработку ДИ в 10% компаний вовлекают и самого работника, для которого она составляется; и лишь в 1% случаев приглашают консультантов.
Многие компании пользуются типовыми должностными инструкциями, взятыми из книг и интернета, а также из квалификационного справочника. Следует отметить, что «Штампованные» варианты – самые быстрые, но они же и самые бесполезные: сотрудники воспринимают их как очередной бюрократический инструмент. В таких документах встречаются аморфные формулировки вроде «всемерно способствовать развитию», «достигать максимальных результатов» и т. п.
Инструкция по составлению должностных инструкций.
При желании должностную инструкцию можно написать чуть ли не в стихах, но традиционно ДИ состоит из нескольких базовых разделов.
Первый – «Общие положения». Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т. д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. По мнению Елены Скриптуновой, имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная позиция вообще нужна компании. Например, миссия директора клиентского отдела – установление отношений с клиентами и получение заказов.
Второй раздел – «Основные направления деятельности». Например, привлечение новых клиентов, поддержание отношений со старыми и т. д. Как считает Алексей Кунгуров, таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти-семи: «Если больше, то, скорее всего, вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции». В ДИ необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно.
Следующий, самый большой раздел – «Обязанности». Лучше всего, когда они перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. С одной стороны, обязанности должны быть изложены четко и ясно. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна. Скажем, сотруднику поручили мониторинг рынка. Если не указать, что именно он должен исследовать, как часто и в какой форме готовить отчет, то человек просто не поймет, что же реально он должен делать.
Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Например, можно указать для секретарши «прием и переадресация звонков», а можно описать, как представляться, что отвечать, если руководитель не хочет разговаривать, и т. п. Как считают консультанты, второй вариант менее предпочтителен. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы, посвященные стандартам обслуживания в компании. Кроме того, нужно по возможности придерживаться единого уровня изложения и перечислять равные по значимости обязанности.
Раздел «Права» обычно гораздо короче «Обязанностей». Например, имеет ли сотрудник право подписи и под какими документами, уровень доступа к корпоративным информационным системам. Некоторым могут запретить общаться с клиентами или прессой. Но в любом случае важно, чтобы права соответствовали обязанностям, иначе не избежать конфликтов. Если в организации принят корпоративный кодекс, где прописаны правила, обязательные для всех, тогда можно не писать одно и то же во всех инструкциях, а сделать отсыл на кодекс.
Затем идет раздел «Ответственность». Как правило, все виды ответственности изложены в Трудовом кодексе. И если сотрудник несет, например, материальную ответственность, то должна быть ссылка на соответствующую статью либо конкретный договор. О штрафах, даже если они приняты в компании, писать нельзя, поскольку закон их не предусматривает. Лучше указать, за что могут наложить взыскания и кто должен контролировать выполнение сотрудником должностных обязанностей. Алексей Кунгуров: «Бывают и курьезные варианты. Некоторые компании, например, пишут, что сотрудник действует в соответствии с Конституцией РФ. Это почти то же самое, что написать "человек дышит воздухом"».
Последний раздел – «Взаимодействие». Здесь обычно указывают перечень должностных лиц, с которыми сотруднику предстоит поддерживать отношения и по каким вопросам, какие документы кому предоставляются. Хотя, чтобы не утяжелять инструкцию, многие компании выносят этот блок в другой документ – «Положение о подразделении».
По вышеописанной схеме строятся должностные инструкции как для рядовых сотрудников, так и для руководителей, разве что у менеджеров добавляются особые обязанности по управлению подчиненными и организации работы своего подразделения (например, постановка задач, контроль, участие в приеме на работу, аттестация сотрудников и т. д.).
Если с общим порядком составления ДИ практически все согласны, то отдельные моменты обычно вызывают споры среди менеджеров по персоналу. Например, фраза «исполнять поручения вышестоящих руководителей». Она довольно размытая, тем не менее многие компании ее используют, поскольку абсолютно все обязанности предусмотреть и прописать невозможно.
На правах рекламы:
Внедрение
Как говорит HR-директор крупной компании, лучше всего внедрять ДИ, когда потребность в них назрела в самом низу организации: «У нас, например, некоторые сотрудники ходили и ныли, что на кого-то навешивают слишком много обязанностей, а с тех, кто работает хуже, спрашивают меньше. Они так активно теребили руководство, что мы пошли навстречу и начали составлять должностные инструкции».
Тем не менее инициатива чаще всего исходит сверху. В этом случае, особенно если должностные инструкции как-то перекраивают зоны ответственности сотрудников, проекту нужен хороший промоушн (как и любым другим серьезным изменениям в компании). Иначе возможны конфликты. Самый безобидный может возникнуть, если сотрудник откажется ставить подпись под документом. Но самая большая проблема, когда инструкции живут своей жизнью, а компания – своей. «В 80% случаев компания вспоминает о должностных инструкциях, когда кто-то допустил оплошность и нужно найти виноватого»,– отмечает Алексей Кунгуров. Однако инструмент эффективен лишь в том случае, если его регулярно обновляют. В компании «Бест Керамикс», например, каждые год-полтора в документы вносятся коррективы. Когда недавно поменялась система работы со складом, для сотрудников, связанных со складским хозяйством, переписали их должностные обязанности. «Должностная инструкция служит для сотрудника руководством к действию, поэтому она всегда должна отражать реальное положение дел»,– считают в компании.
Источник: Журнал «Секрет Фирмы» № 19 (35) от 20.10.2003 ___ ___
Образцы должностных инструкций работников склада:
- должностная инструкция Старший кладовщик
- должностная инструкция Кладовщик
- должностная инструкция Комплектовкик